• Bộ công cụ trộn thư là một phần bổ trợ mạnh mẽ cho Microsoft Office mở rộng khả năng hợp nhất thư trong Microsoft Outlook, Microsoft Word và Microsoft Publisher.
• Ứng dụng này cho phép bạn nhận ra việc gửi thư hàng loạt được cá nhân hóa một cách dễ dàng và hiệu quả bằng cách cung cấp một tập hợp các tính năng được yêu cầu và duy nhất:

Cá nhân hóa chủ đề email

• Ngay khi bạn cần cá nhân hóa một phần của chủ đề thư hoặc toàn bộ dòng chủ đề, bạn cần Bộ công cụ trộn thư.
• Chèn các trường dữ liệu vào chủ đề thư để không chỉ nội dung của thư mà cả chủ đề của thư cũng được cá nhân hóa.
• Các hướng dẫn cá nhân hóa chủ đề email có sẵn như là bài viết riêng biệt.

Hợp nhất Thư với các tệp đính kèm

• Ngay sau khi Bộ công cụ trộn thư được cài đặt, bạn có thể đính kèm tệp vào thư.
• Thực hiện trộn thư theo cách giống như bạn thường làm và nhấp vào tùy chọn “Bộ công cụ trộn thư” ở bước cuối cùng của “Trình hướng dẫn từng bước” trong Microsoft Word để chỉ định các tệp đính kèm cần thiết.
• Đọc bài viết về hợp nhất thư với các tệp đính kèm để biết tất cả các chi tiết.

Gửi tệp đính kèm cá nhân trong thư của bạn

• Bộ công cụ kết hợp thư cung cấp một cách để gửi các tệp đính kèm cá nhân.
• Bạn chỉ cần chỉ định đường dẫn đến tệp trong một cột riêng trong nguồn dữ liệu (bảng tính Excel, CSV, cơ sở dữ liệu, v.v.) và nhập tên của trường này thay vì các tệp đính kèm trong Bộ công cụ trộn Thư.
• Xem cách nó hoạt động trong video ngắn này – Kết hợp Thư với các tệp đính kèm cá nhân .

Gửi các tệp PDF được cá nhân hóa

• Microsoft Word Mail Merge cho phép bạn cá nhân hóa các thư HTML, nhưng nếu bạn cần gửi nó dưới dạng PDF thì sao?
• Hãy thử Bộ công cụ trộn thư, cách duy nhất để phân phối một số tệp PDF được cá nhân hóa với một vài cú nhấp chuột.
• Bạn chỉ cần chọn “tệp đính kèm PDF” trong định dạng tin nhắn và điền vào văn bản sẽ được hiển thị trong nội dung tin nhắn.
• Tính năng này được mô tả trong bài viết Phối thư với tệp đính kèm PDF trong Outlook .

Kết hợp thư với các tệp đính kèm PDF và DOCX được bảo vệ bằng mật khẩu

• Khi gửi các tài liệu được cá nhân hóa, bạn có thể bảo vệ các tệp an toàn bằng mật khẩu.
• Tính năng này ngăn người dùng trái phép truy cập, sao chép, chỉnh sửa và in dữ liệu nhạy cảm.
• Mã hóa tài liệu bằng một mật khẩu duy nhất hoặc các mật khẩu riêng lẻ khác nhau.
• Xem ví dụ trong video ngắn này: PDF được bảo vệ bằng mật khẩu trong Mail Merge .

Thực hiện phối thư theo danh sách SharePoint

• Nếu nguồn dữ liệu với dữ liệu người nhận thư được lưu trữ trong Danh sách trên Máy chủ Microsoft SharePoint, Bộ công cụ trộn Thư cung cấp cho bạn một cách để lấy dữ liệu từ danh sách này và sử dụng nó để kết hợp thư!
• Bạn không cần yêu cầu Quản trị viên SharePoint của mình cài đặt thứ gì đó trên máy chủ và bạn không cần cho phép xuất danh sách sang Bảng tính Microsoft Excel.
• Chỉ cần sử dụng Bộ công cụ trộn thư để thực hiện việc gửi thư của bạn bằng cách lấy dữ liệu từ một nguồn đã biết và liên tục.
• Tính năng này được mô tả trong bài viết Cách thực hiện Phối thư với danh sách SharePoint .

Tránh các vấn đề bảo mật và tự động kết hợp thư

• Sử dụng Bộ công cụ trộn thư để gửi thư HTML hoặc RTF từ Microsoft Word mà không có lời nhắc bảo mật của Microsoft Outlook và duy trì liên kết Internet nội bộ.
• Đặc biệt, Mail Merge trong Microsoft Word cung cấp mức độ an toàn thư tín cao hơn.
• Bộ công cụ trộn thư tương thích với tất cả các phiên bản gần đây của Microsoft Word, do đó, việc hợp nhất thư trong Word không còn là vấn đề nữa!

Email có bản đồ hình ảnh

• Gửi tin nhắn được cá nhân hóa ở định dạng GIF từ Microsoft Publisher.
• Khi gửi tin nhắn GIF từ Microsoft Publisher, các liên kết HTML có thể được gán cho các vùng hình ảnh (công nghệ bản đồ hình ảnh).
• Bằng cách sử dụng tin nhắn trong GIF, bạn có thể chắc chắn rằng người nhận của bạn sẽ có thể đọc nó trong bất kỳ ứng dụng email nào.

Chọn định dạng email mà bạn cần

• Gửi tin nhắn đến nhiều người nhận ở các định dạng PDF, DOCX, HTML, Văn bản thuần túy và RTF trực tiếp từ Microsoft Word.

Theo dõi kết quả chiến dịch email với Google Analytics

• Đo lường hiệu suất chiến dịch email là một tính năng cần thiết cho việc gửi thư hàng loạt.
• Bộ công cụ trộn thư cho phép theo dõi kết hợp thư bằng Google Analytics.
• Bằng cách theo dõi tỷ lệ mở email, bạn có thể cải thiện đáng kể chiến lược tiếp thị email của mình và tiếp cận với mọi người theo cách hiệu quả nhất.
• Tính năng này được mô tả trong bài viết Theo dõi phối thư trong Word, Outlook và Publisher .

Ảnh chụp màn hình Mail Merge Toolkit

Mail Merge Toolkit trong ruy-băng Word và trong trình hướng dẫn từng bước

Cài đặt tin nhắn trong Mail Merge Toolkit

Gửi từng tệp đính kèm

Định dạng thư trong Mail Merge Toolkit

Các tệp đính kèm được tạo an toàn bằng mật khẩu

Tin nhắn cá nhân hóa khi gửi tệp

Tùy chọn gửi trong ứng dụng

Cửa sổ tùy chọn chung

Bản quyền Mail Merge Toolkit